Trucos para usar excel

Existen diversas funciones y atajos escondidos que no utilizamos habitualmente para trabajar con Excel pero que pueden servirnos de gran ayuda. 

Para que podamos sacarle el máximo partido a este programa,dejamos algunos trucos y atajos prácticos.

• Seleccionar todo con un solo clic: Lo más habitual para seleccionar a la vez varias celdas es utilizar el comando “Ctrl + A” en Windows o “Cmd + A” en Mac OS X. Sin embargo, en Excel hay un modo más fácil de hacerlo. En la esquina superior derecha encontraremos un botón con el que tan solo con pulsar sobre él ya podremos seleccionar todo el archivo.

• Menú con atajos personalizados: Habitualmente, en el menú superior encontramos los atajos denominados “Guardar”, “Deshacer” y “Rehacer”. Pero, podemos añadir más en este mismo menú, como por “Cortar”, “Pegar” o “Copiar”. Accedemos a esta funcionalidad a través de Archivo > Opciones > Barra de herramientas de acceso rápido, y agregamos todas las opciones que queramos. En el momento que están guardadas, los iconos aparecen en el menú superior. 

• Insertar más de una fila o columna a la vez: Para poder insertar varias filas o columnas a la vez, tenemos que arrastrar el cursor y seleccionar la cantidad de filas o columnas que queramos añadir. Despues, hacemos clic en el botón derecho sobre del área seleccionada y pulsamos “insertar”.

• Abrir varios archivos a la vez: Si necesitamos trabajar teniendo varios archivos a la vez abiertos lo haremos seleccionando todos los archivos y pulsando “Enter”. De esa forma, todos se abrirán con un solo clic. 

• Repetir el contenido de la celda superior: Si necesitamos escribir dentro de una celda el mismo contenido que en la celda inmediatamente superior a la misma, lo más rápido es presionando “CTRL” y “apóstrofe”. En el caso de Mac OS X debemos sustituir “Ctrl” por “Cmd”.

• Línea diagonal en una celda: Muchas veces nos desesperamos cuando intentamos encontrar la línea diagonal e tenemos que insertarla en la celda de nuestra hoja de cálculo. Para ello vamos a Inicio > Formato de celdas > Bordes > Más bordes. Ahi encontramos la línea diagonal, pulsamos sobre ella, la guardamos, y desde ese momento ya podremos añadirla en las celdas siempre que sea necesario. 
• Repetir la última acción realizada sobre una celda: Solo hay que pulsar la tecla “F4″.  Esta función va a reproducir la última acción que hemos realizado en la celda que ahora esté activa -ya sea cambiar el color, aplicar un borde, formatear una fuente, etc-. 


• Eliminar todo el contenido existente en las celdas: Pulsamos “Alt” más H, E o A, lo que nos permitirá eliminar todo el contenido que hay en las celdas como el texto, formato, enlaces y comentarios anidados en ellas. 

• Insertar comentarios en las celdas: Excel nos permite añadir anotaciones en las celdas que nos sirven de guía a la hora de editar los documentos. Para realizar una anotación hay que pulsar a la vez las teclas “Mayúsculas” y “F2” dentro de la celda deseada y nos aparecerá el cuadro de comentario para que podamos escribir.

• Poner la fecha y hora de forma automática: Si presionamos “Ctrl” y “:” aparecerá la fecha y la hora automáticamente en la celda sobre la que tengamos situado el cursor.

• Pasar un contenido a cursiva: Si queremos poner el texto de una celda a cursiva solo hay que seleccionarlo y pulsar sobre él “Ctrl” + “K”.

• Pasar un contenido a negrita:  Para pasar el texto de una celda a negrita basta con seleccionarlo y pulsar sobre él  “Ctrl” + “N”.

• Subrayar el contenido: Para subrayar sin tener que usar la barra de herramientas basta con seleccionar el texto y pulsar sobre él “Ctrl” + “S”.

• Ajustar el tamaño de todas las columnas o líneas al tamaño de la celda: Si necesitamos ajustar el tamaño tendremos que  pulsar “Alt” junto con las teclas O o I.