Hay pocas cosas más odiosas que esos correos interminables que recibimos a veces donde nos hacen leer veinte párrafos para no llegar a ninguna parte, o resulta que son cadenas que sólo llenan de basura nuestra bandeja de entrada. Para no ser una de esas personas que satura los correos de los demás y que directamente los que reciben sus correos los envian directamente a la papelera hay que cumplir una serie de normas.
- Asegurarnos de que el "asunto" de nuestro correo va al grano.
El asunto es el título de tu mensaje, y como tal, debe contener un resumen concreto del tema sobre el cual trata el correo. Un asunto donde indicamos si se trata de un proyecto específico, de fijar una reunión, de pedir ayuda con un tema determinado, servirá a quien recibe el correo para determinar la importancia de nuestro mensaje desde antes de abrirlo, y para ubicarlo con mayor facilidad cada vez que necesite volver a él.
- Seamos breves
Los mensajes muy largos muestran nuestra incapacidad de sintetizar, ademas de falta de respeto por el tiempo de la otra persona. Lo que implica que haya menos posibilidades de que la persona nos conteste, o en todo caso, de que nos de una respuesta que nos sirva, ya que mientras más nos extendamos en el mensaje más difícil será para la otra persona saber lo que queremos y que tipo de respuesta nos puede ofrecer.
- Asegurarnos de incluir la acción
Algo que casi todos olvidamos es indicar con claridad qué es lo que necesitamos de quien recibe el mensaje.
- Numeremos preguntas si las hacemos
Si nuestro mensaje contiene más de un punto o una pregunta, es necesario que la numeremos, usando las viñetas. De esta forma resulta mucho mas fácil para quien recibe el correo ya que vera estructurada la información que le enviamos.
- Usemos BCC en lugar de responder a todos.
Si recibimos un correo que tiene más de un destinatario, y el resto del grupo no necesita conocer nuestra respuesta, no debemos hacer clic en "responder a todos", porque el correo llegara a todas las personas involucradas que no necesitan saber nuestra respuesta. Por la misma razón, si enviamos un correo a más de una persona, pero no necesitan conocer la respuesta (ni la dirección de correo de los demás) entre sí, usamos el campo de BCC para ocultar los destinatarios.
- Evitemos reenviar correos
No, a nadie le interesa esa cadena que dice que si no la reenviamos a cinco personas en los próximos diez minutos estaremos malditos en el amor y la fortuna por cinco años. Tenemos que reenviar información, hay que asegurarse de enviarla sólo a las personas a quienes pueda (razonablemente) interesarles esa información.
- Usemos una dirección de correo profesional
Para usar una dirección de correo electrónico para temas serios o profesionales, esta debería ser una combinación de tu nombre y tu apellido.
Seria recomendable que usásemos una fuente clásica, un tamaño de fuente normal, y que no escribamos nuestros correos en colores chillones, porque nuestros correos pueden llegar a ser ilegibles.
- Incluyamos una firma al final del mensaje de correo.
Incluir nuestro nombre completo al final de los correos electrónicos que enviamos es por cortesía y educación para que la persona que recibe el correo sepa con quien esta hablando. Podemos poner uno o dos enlaces, de nuestra cuenta de twitter, pagina personal o de otra red social.
- Escribamos la dirección del destinatario al final
Tenemos que evitar los correos enviados a medio escribir, o sin que estén revisados previamente, para corregir faltas de ortografía e incluso ver si hemos añadido el archivo adjunto. En el momento de escribir la dirección del destinatario, todo debería estar listo para ser enviado.
- Usemos las respuestas automáticas lo menos posible.
Las respuestas automáticas son usadas para casos excepcionales,por ejemplo si nos vamos de viaje y por alguna razón no vamos a poder revisar nuestro correo, o si alguien ha quedado a cargo de nuestra cuenta de correo si es por temas profesionales y quien nos escriba necesita saber quien se ha quedado a cargo de revisar nuestro correo.
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